अपने बिज़नेस सिस्टम में असली काम ऑटोमेट करें
RPA की भरोसेमंदी, AI की ताक़त के साथ। Robomotion ERP, बैंक, CRM, टैक्स पोर्टल, हेल्प डेस्क और दूसरे बिज़नेस सिस्टम पर कई स्टेप वाले काम पूरे करता है, साइन इन करने और रिकॉर्ड अपडेट करने से लेकर डेटा रिकंसाइल करने और अपवादों को संभालने तक।
बैंक रिकंसिलिएशन
उन भुगतानों का मिलान करें जिन्हें फ़ाइनेंस टीम मिला नहीं पाई: ERP के एक्सेप्शन पढ़ें, फिर हर एक को असली बैंक स्टेटमेंट से जाँचें और हर अंतर पर लेबल लगाएँ: भुगतान गायब होना, रकम के अंक आगे-पीछे होना, दोहरा भुगतान या मिली रकम का किसी बकाये से मिलान न होना।
बल्क शिपमेंट ट्रैकिंग जाँच
लगभग 200 शिपमेंट ट्रैकिंग नंबर एक साथ जाँचें, जिसमें 8 समानांतर वर्कर एक साझा क्यू से काम उठाते हैं। पूरी स्टेटस फ़ाइल के साथ एक अलग फ़ाइल भी बनाएँ जिसमें सिर्फ़ कस्टम्स में रुके, देरी वाले और डिलीवर न हो पाए शिपमेंट हों।
क्लिनिक में सुबह की बीमा पात्रता जाँच
क्लिनिक की पूरी अपॉइंटमेंट वर्कलिस्ट के लिए 9 समानांतर ब्राउज़र पर बीमा पात्रता जाँच चलाएँ। कवरेज से जुड़ा हर जवाब पढ़ें और उन मरीज़ों को चिह्नित करें जिनका कवरेज खत्म हो गया है या लागू नहीं होगा, ताकि फ़्रंट डेस्क उनसे संपर्क कर सके।
CRM में डुप्लिकेट की सफ़ाई
CRM के डुप्लिकेट कॉन्टैक्ट मर्ज करें: एक ही व्यक्ति जो Bob और Robert जैसे अलग-अलग नामों से दो बार दर्ज है। प्राइमरी रिकॉर्ड रखें और दूसरे रिकॉर्ड को उसमें मिलाएँ। सभी डुप्लिकेट खत्म होने तक यही प्रक्रिया दोहराएँ, फिर पहले और बाद की तुलना वाली रिपोर्ट बनाएँ।
अस्वीकृत क्लेम की छँटाई
क्लिनिक के अस्वीकृत बीमा क्लेम निपटाएँ। हर अस्वीकृति कोड के अनुसार कार्रवाई चुनें: सुधारकर दोबारा जमा करना, राइट ऑफ़ करना, डुप्लिकेट को रद्द करना या मामला किसी व्यक्ति को सौंपना। दोबारा जमा किए गए क्लेम के निपटने का इंतज़ार करें, फिर हर क्लेम का असली नतीजा रिपोर्ट करें।
ई-इनवॉइस पोर्टल से बल्क डाउनलोड
किसी टैक्स अवधि के सभी ई-इनवॉइस सरकारी पोर्टल से डाउनलोड करें: एक बार इस्तेमाल होने वाले कोड से साइन इन करें, पूरे रजिस्टर के सभी पेज देखें, हर इनवॉइस का कन्फ़र्मेशन डायलॉग पूरा करें, "I am not a robot" बॉक्स चुनें और XML व PDF सेव करें। फिर एक इंडेक्स स्प्रेडशीट बनाएँ।
शुक्रवार का पेमेंट रन
ERP में साप्ताहिक वेंडर पेमेंट रन तैयार करें: 7 दिनों के भीतर देय हर बिल को भुगतान के लिए सुझाएँ। ब्लॉक किए गए बिलों की अलग सूची बनाएँ और हर बिल के रुकने की वजह बताएँ: माल मिलने की पुष्टि लंबित है, कीमत मेल नहीं खाती या PO नहीं है।
इनवॉइस इनबॉक्स से लेजर तक
वेंडर इनवॉइस वाले ईमेल पढ़ें और हर इनवॉइस को ERP में बिल के रूप में पोस्ट करें। दो बार भुगतान करने के बजाय डुप्लिकेट रेफ़रेंस को रद्द करें। परचेज़ ऑर्डर के साथ 3-वे मैच में फ़ेल होने वाले इनवॉइस को पोस्ट करें, लेकिन ब्लॉक रखें।
छुट्टी के अनुरोधों की पॉलिसी जाँच
HR में लंबित छुट्टी के अनुरोध पॉलिसी के अनुसार निपटाएँ: नियमों के अनुरूप अनुरोध मंज़ूर करें और बाकी अस्वीकार करें। हर अस्वीकृति की वजह लिखें: छुट्टियों का बैलेंस कम होना, किसी साथी की छुट्टी से टकराव या महीने के अंत में छुट्टी पर रोक।
लॉजिस्टिक्स एक्सेप्शन सेंटर
कैरियर से सभी सक्रिय डिलीवरी एक्सेप्शन लेकर एक वर्कलिस्ट बनाएँ। दोहराव हटाने के लिए उसे सूचना पाने वाले मेलबॉक्स और हेल्प डेस्क से मिलाएँ, जहाँ पहले से टिकट हो सकता है। तीनों को ट्रैकिंग नंबर के आधार पर जोड़ें और देखें कि किन मामलों पर अब तक किसी ने काम शुरू नहीं किया है।
सोमवार सुबह की ब्रीफ़िंग
एक रोबोट, 5 सिस्टम, पूरे हफ़्ते का काम एक पेज पर। CRM, मेलबॉक्स, ERP, कैरियर और हेल्प डेस्क में बारी-बारी से साइन इन करें, हर एक से वह मुख्य आँकड़ा पढ़ें जो मायने रखता है, और कुल योग के साथ एक ब्रीफ़िंग बनाएँ।
पेरोल वैलिडेशन गेट
महीने का पेरोल पोस्ट होने से पहले जाँचें। किसी भी पंक्ति में कॉस्ट सेंटर न हो तो उसे फ़ाइनल न करें। पक्का करें कि नेट कुल रकम बैंक के सैलरी डेबिट से मेल खाती है। रोबोट गलत डेटा पोस्ट करने के बजाय रुक जाता है।
टैक्स पोर्टल और ERP रिकंसिलिएशन
सरकारी टैक्स पोर्टल पर प्राप्त ई-इनवॉइस का ERP में बुक किए गए वेंडर बिलों से मिलान करें। 3 तरह के अंतर की रिपोर्ट दें: रकम में अंतर, पोर्टल पर मौजूद पर कभी बुक न किया गया इनवॉइस, और बुक किया गया पर कभी फ़ाइल न किया गया बिल।
क्वोट-टू-कैश गैप ऑडिट
वह रेवेन्यू ढूँढें जो कंपनी ने कमाया पर जिसका बिल कभी नहीं बनाया: CRM में "Won" मार्क की गई ऐसी डील जिनका कोई इनवॉइस नहीं है। डील बोर्ड पढ़ें, बिना इनवॉइस वाले कार्ड चुनें, बकाया रकम का योग निकालें, और फ़ाइनेंस टीम को बनाए जाने वाले इनवॉइस की सूची दें।
रिफ़ंड अनुरोधों की छँटाई
"आपने मेरे खाते से दो बार पैसे काटे" वाले रिफ़ंड टिकट असली बैंक रिकॉर्ड से जाँचें। रेफ़रेंस के अनुसार चार्ज के समूह बनाएँ, फिर हर टिकट पर फ़ैसला करें: 2 चार्ज हों तो यह असली दोहरा चार्ज है, जिसका रिफ़ंड मंज़ूर करें। 1 चार्ज हो तो सबूत के साथ मामला किसी व्यक्ति को सौंपें।
टैक्स पोर्टल: सुबह का स्टेटस बोर्ड
सरकारी टैक्स पोर्टल पर हर क्लाइंट मैंडेट की स्थिति एक स्टेटस बोर्ड में समेटें। हर मैंडेट के लिए सक्रिय कंपनी बदलें और उसके बिना पढ़े नोटिस, लंबित जुर्माने और नज़दीक आती डेडलाइन देखें। फिर अकाउंटेंट के लिए सबसे गंभीर मामलों को बोर्ड पर पहले रखें।
वेंडर ऑनबोर्डिंग
प्रोक्योरमेंट के ऑनबोर्डिंग ईमेल से ERP में वेंडर मास्टर रिकॉर्ड बनाएँ। अनुरोध की जानकारी से General, Payment और Contact टैब भरें। सेव करते समय IBAN की mod-97 जाँच होती है, ताकि गलत अकाउंट नंबर भुगतान के लिए दर्ज होने से पहले ही अस्वीकार हो जाए।
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