Rechnungen vom Postfach ins Hauptbuch

Lieferantenrechnungen kommen per E-Mail, und jemand erfasst jede einzeln als Eingangsrechnung im ERP. Dabei müssen zwei Fälle erkannt werden, die nicht ungeprüft durchlaufen dürfen: eine bereits gebuchte Rechnung und eine Rechnung, die den Drei-Wege-Abgleich mit ihrer Bestellung nicht besteht. Dieser Roboter liest jede E-Mail und bucht die einwandfreien Rechnungen selbst. Duplikate storniert er, statt doppelt zu zahlen. Rechnungen mit Abweichungen bucht er, sperrt sie aber zur Prüfung. Anschließend meldet er das Ergebnis für jede einzelne Rechnung.

Die Rechnungserfassung ist nicht ohne Grund der meistgenannte RPA-Anwendungsfall: hohes Volumen, strukturierte Daten und bei den meisten Belegen eine durchgängige automatische Verarbeitung. Der eigentliche Wert liegt aber nicht nur im Tempo, sondern auch in den zwei Ausnahmefällen, die der Roboter erkennt und nicht ungeprüft passieren lässt.